Cómo elegir software de venta de entradas para tu discoteca: 10 preguntas que tienes que hacer

La diferencia parece sutil pero tiene consecuencias enormes. Hay dos modelos:

• Marketplace tradicional: la plataforma cobra al cliente en su propio nombre y luego te liquida lo que sobra. El extracto del cliente dice «PLATAFORMA-X PARÍS» o similar. Tú eres un proveedor de servicios de la plataforma.
• Direct Charges (también llamado «merchant of record» del venue): el cliente paga directamente a tu cuenta. El extracto dice el nombre de tu local. Tú cobras y emites el servicio.

¿Por qué importa? Dos razones concretas:

(a) Reputación: cuando el cliente revisa su tarjeta a la semana siguiente y ve un nombre que no reconoce, abre un dispute. En España hasta el 1-2 % de chargebacks de eventos nocturnos vienen de «no reconozco el cargo». Si lleva tu nombre, la cifra cae a casi cero.

(b) Quién responde fiscal y legalmente: si el merchant of record es la plataforma, ellos emiten la factura al cliente y tú emites una factura a ellos. Si lo eres tú, emites factura directamente al cliente (o no, según el modelo). El modelo condiciona la contabilidad de todo el año.

Esta pregunta es la que más distingue plataformas serias de marketplaces clásicos:

• Modelos con holdback: el dinero del cliente entra en una cuenta puente de la plataforma y se libera al venue 7 a 14 días después del evento. Algunas justifican el delay como «protección al consumidor por si hay cancelación». En la práctica es float bancario y a ti te impide cobrar lo que ya facturaste.
• Direct Charges con payout estándar: el dinero sale de la tarjeta del cliente y entra en tu IBAN en 1 a 3 días hábiles según el calendario del procesador (Stripe en España suele ser 2 días). Si vendiste el martes, el viernes lo tienes en cuenta.

Antes de firmar, pide por escrito: «¿En cuántos días hábiles desde que el cliente paga aparece el dinero en mi cuenta bancaria? Si hay holdback, ¿cuándo se libera?». Si te responden con «depende del evento» o «se libera al cierre», tienes la respuesta.

La cifra que aparece en una landing nunca es el coste real. Hay tres capas:

1. Comisión de la plataforma: el porcentaje sobre cada venta. En España oscila entre el 5 % (modelos directos sin marketing) y el 15 % o más (marketplaces con curaduría editorial fuerte).
2. IVA sobre la comisión: la comisión es un servicio B2B y lleva su 21 % de IVA. Una comisión publicada del 8 % es realmente un coste del 9,68 % para tu cuenta de resultados. Tu contable lo recuperará pero es liquidez tuya hasta entonces.
3. Comisión del procesador de pagos: lo que cobra Stripe, Redsys o quien sea por cada transacción de tarjeta. Estándar europeo: 1,4 % + 0,25 € por transacción de tarjeta europea estándar. Para tarjetas no-EU sube a 2,9 %. Esto lo cobra el procesador, no la plataforma — pero te lo descuenta igual.

Ejemplo numérico real para una venta de 30 €:

• Plataforma 5 % + IVA: 1,82 €
• Stripe 1,4 % + 0,25 €: 0,67 €
• Cobras netos: 27,51 € (= 91,7 % de la venta)

Si la plataforma cobra 12 % en vez de 5 %, esa misma venta te deja 23,98 € (79,9 %). Pierdes 11,8 puntos porcentuales sobre cada euro vendido. En un local mediano (300 entradas/semana × 50 semanas × 30 € = 450.000 € de facturación anual), esos 11,8 puntos son ~53.000 € al año que se quedan en una plataforma vs en tu caja.

Modelos que existen en el mercado español:

• SaaS puro: cuota mensual fija (200-800 €/mes según features) + transacciones a coste menor. Pensado para volumen alto y predecible.
• Comisión por venta sin cuota: cero coste fijo, todo va al porcentaje. Si una semana no vendes, no pagas nada. Mejor para volumen variable o estacional.
• Híbrido: cuota baja + comisión baja. Tiene su lógica si haces mucho volumen pero te ata por la cuota fija.

Para una discoteca con temporada alta marcada (verano fuerte, invierno bajo) el modelo de comisión sin cuota suele ser el más eficiente. Para uno que opera todas las semanas con volumen estable, el híbrido o SaaS puede salir mejor a la larga.

La pregunta concreta es: «Si este mes no vendo nada, ¿cuál es mi factura?». Si la respuesta no es «0 €», pide los números reales.

Algunas plataformas imponen, en letra pequeña del contrato:

• Permanencia: si te das de baja antes de X meses, hay penalización o tarifa cancelación. Casi nunca está justificado técnicamente.
• Exclusividad: comprometes a no vender entradas para tus eventos por otros canales mientras dure el contrato. Esto te ata las manos completamente — no puedes hacer una venta puntual por otro medio si te conviene.
• Cláusula de primer rechazo: la plataforma tiene derecho preferente a llevar todos tus eventos. Más sutil pero igual de restrictiva.

Lee el contrato. Si menciona alguna de las tres, negocia que las quiten o márchate.

Cada email y teléfono de cliente que pasa por tu noche es activo de marketing futuro. Pero en algunos contratos eso es ambiguo o directamente está cedido a la plataforma. Tres niveles:

• La plataforma usa los datos del cliente para sus propios envíos: el cliente compra tu entrada y empieza a recibir promos de la plataforma sobre eventos de tu competencia. Tu base de datos alimenta a tus rivales.
• La plataforma tiene los datos pero no los usa contra ti: existe el registro pero no recibes export. Si te das de baja, pierdes acceso.
• Los datos son tuyos y los puedes exportar a CSV cuando quieras: caso ideal. Si decides cambiar de plataforma, te llevas tu base.

Pregunta concreta: «¿Hay un botón «Exportar todos mis clientes a CSV» y lo puedo usar en cualquier momento sin coste?». La respuesta debería ser sí sin matices.

(Aparte de esto, recuerda que cualquiera de los dos — tú y la plataforma — está sometido al RGPD europeo en cómo trata esos datos. Eso es independiente de a quién pertenezca el contacto.)

Tres modelos vigentes:

• App nativa propia (iOS/Android): hay que descargar, mantener actualizada, gestionar cuentas del staff. Si el portero cambia de móvil cada mes esto es operativamente pesado.
• Hardware específico: lectores físicos de QR de la propia plataforma. Funciona muy bien para eventos masivos pero es coste fijo y se rompe.
• Web app desde el navegador del móvil: el portero abre una URL, da permiso a la cámara y escanea. Sin instalación, funciona en iOS Safari y Chrome Android, no hay que mantener nada.

El tercer modelo es el que más reduce la fricción operativa. Funciona porque los navegadores modernos exponen la cámara con la Camera API estándar. Lo único que necesita el portero es un móvil decente con conexión.

Reembolsos pasan: el cliente cambió de planes, el evento se cancela, hay un cargo duplicado por error. La forma en que la plataforma los gestiona dice mucho:

• Reembolso manual por email a la plataforma: tarda días, frustra al cliente, te puede dar mala reseña. Síntoma de modelo no automatizado.
• Botón de reembolso en tu panel: tú decides, en un clic, el cliente recibe el dinero en 5-10 días según su banco. Caso ideal.

La política de cancelación congelada es importante: lo que el cliente aceptó al comprar es lo que se le aplica, aunque tú cambies la política para futuros eventos. Esto te protege a ti y le da seguridad al cliente. Si la plataforma no congela la política en cada compra, hay riesgo de litigio.

La otra pregunta clave: ¿quién pierde la comisión cuando hay reembolso?. Hay dos modelos:

• Reembolso individual a iniciativa del cliente: lo razonable es que la plataforma retenga su comisión (el servicio de procesado ya se prestó). Si te devuelven toda la comisión cuando un cliente cancela voluntariamente, sospecha del modelo: lo estás pagando en otro sitio.
• Cancelación del evento entero por tu parte: la plataforma debería renunciar a su comisión proporcionalmente. Si no, te castigan por algo fuera de tu control.

Pídelo por escrito. La asimetría entre los dos casos es donde se ve si te tratan como partner o como pagador.

La factura mensual de la plataforma a ti es:

• Lo que documenta tu gasto fiscalmente deducible.
• Lo que justifica el IVA soportado que recuperas en tu trimestre.
• Lo que tu contable necesita para cerrar el mes.

Lo mínimo que debe tener:

• Numeración fiscal correcta (serie continua, sin saltos).
• Desglose base imponible + IVA repercutido del 21 %.
• Detalle de operaciones del período (por evento o agregado mensual).
• Datos fiscales del emisor (la plataforma) y receptor (tu local).

Si la plataforma sólo te da un CSV de transacciones o un dashboard con cifras sueltas, es un problema cada cierre trimestral. Pide ver un ejemplo de la factura mensual que recibirás antes de firmar.

La última pregunta es la que casi nadie hace pero define todo el resto. Si decides cambiar de plataforma dentro de un año, ¿qué pasa?

• Las entradas ya vendidas, ¿siguen siendo válidas? Tiene que ser sí sin matices — el cliente compró un servicio. Si la plataforma «desactiva» los QR el día que te vas, tu reputación se cae a cero.
• La base de datos de clientes, ¿te la llevas? Ver pregunta 6.
• El histórico de facturas, ¿lo puedes descargar? Lo necesitas para auditorías de Hacienda hasta 4-6 años después.
• ¿Cuánto tarda el proceso? Algunas plataformas tardan 30+ días en cerrar tu cuenta por inacción comercial. Otras, un clic y listo.

Pregunta directa: «Si me doy de baja hoy, ¿qué tengo que hacer y qué me llevo?». La respuesta describe el grado de respeto que esa plataforma tiene por sus venues.